Bez strategii ani rusz! Jak uratować firmę, która tonie?
‍Czy wyobrażasz sobie olbrzymią firmę o zasięgu międzynarodowym, która… nie ma strategii? My też nie. A jednak rzeczywistość bywa przewrotna i taki właśnie klient zgłosił się do nas z prośbą o pomoc. Ponieważ była to sprawa niecierpiąca zwłoki, od razu ruszyliśmy z odsieczą. Od pierwszego spotkania jesteśmy u nich dokładnie co tydzień (a trwa to już rok!), aby nadzorować drogę do sukcesu.
‍
‍
‍
Problemy, problemy, problemy
‍
‍… nawarstwiały się już od dłuższego czasu. A za chwilę nie byłoby w zasadzie czego naprawiać, ponieważ firmie brakowało absolutnych podstaw. Strategia, planowanie oraz zarządzanie projektowe leżały odłogiem. I nie mówimy tu o jakichś dalekosiężnych planach, bo firmie trudno było nawet zaplanować działania na miesiąc do przodu…
‍

‍
Wszystko działo się od ASAP-u do ASAP-u, co przekładało się na okropny bałagan, frustrację pracowników, wiele nerwowych sytuacji oraz konflikty.
‍
Prowadzenie każdego, nawet najmniejszego projektu trwało tu bardzo długo. Koszty działania były wysokie, a efekty marne. Firma miała poczucie, że stoi w miejscu.

Problemy generowała również praca na najprostszych narzędziach, które nie do końca spełniały swoje funkcje. Wisienką na torcie tych wszystkich komplikacji był jeden z zespołów – współpracownicy postrzegali go jako czarną owcę i źródło wszystkich firmowych niepowodzeń.
‍
‍

‍Wynaleźliśmy lekarstwo, a nawet kilka!
‍
‍Po przeprowadzonym przez nas dochodzeniu i dokonaniu remanentu okazało się, że to nie ten jeden zespół jest problemem, a cała firma! Po tej krótkiej, ale dobitnej konkluzji zabraliśmy się za gruntowne porządki.

‍

1. Efektywny system pracy projektowej
‍
‍To był priorytet, od którego musieliśmy zacząć. Dotychczas firma działała w programie TeamWork, który nie był najszczęśliwszym wyborem. Zaproponowaliśmy zatem przeniesienie się do MS Project, w którym przygotowaliśmy ekosystem pod pracę projektową. Stworzyliśmy procedury, katalogi, wykresy Gantta oraz kalendarz, aby zapanować nad tym całym chaosem.

‍

2. Stworzenie zestawu procedur do kampanii i produktów
‍
‍W każdej firmie istnieją działania, które zawsze robi się w podobny sposób. Zamiast odtwarzać poszczególne kroki z pamięci i przekazywać tę wiedzę każdej nowej osobie, która dołączy do zespołu, lepiej je spisać i udostępnić wszystkim zainteresowanym. Do takich procedur bardzo łatwo wrócić, a w razie potrzeby wprowadzić poprawki.
‍


3. Jeśli czegoś nie ma w MS Project, to to nie istnieje
‍
‍To święta zasada, która pozwoliła ograniczyć liczbę wysyłanych maili. Odtąd wszystkie zadania do wykonania pojawiały się w systemie i były przypisywane danemu pracownikowi. Dzięki temu raz na zawsze skończył się problem niedomówień i zagubionych maili.



4. Elastyczna strona internetowa
‍
‍Elastyczna, czyli jaka? Ano taka, że nawet osoby nieznające się na programowaniu doskonale radziły sobie z jej obsługą. Nasza strona była oparta na “klockach”, które wystarczyło samodzielnie przestawić tak, aby np. stworzyć kampanię nowego produktu.



5. Nowe narzędzia
‍
‍Aby się rozwijać, trzeba być otwartym na nowości. Dlatego czym prędzej wprowadziliśmy nowe narzędzia i pokazaliśmy, jak je sprytnie wykorzystać w codziennej pracy. Loomly do ogarniania social mediów i tworzenia media planu, Frame.io do zarządzania materiałami wideo oraz Canva i jej świetne szablony zrobiły robotę!



6. Eksperci z zewnątrz
‍
‍Jeśli ktoś jest od wszystkiego, to… No właśnie. Nie czarujmy rzeczywistości, że wymiatacz sprzedaży świetnie ogarnie również media społecznościowe i napisze super tekst na bloga. Na wszystko potrzebny jest czas, którego w pracy ciągle brakuje. Dlatego postanowiliśmy odciążyć pracowników i zaproponować im wsparcie z zewnątrz, np. przy tworzeniu grafik, wideo, reklam czy postów na social media.
‍


7. Zmiana celu eventów
‍
‍Dowiedzieliśmy się, że firma co roku przygotowuje nawet kilkanaście eventów. Po każdym z nich robiono krótkie podsumowanie dotyczące liczby uczestników oraz osiąganych przychodów, które nie były niestety zbyt duże. A koszt przygotowania eventu był naprawdę spory. Czy zachęciliśmy pracowników, aby zrezygnowali z tego typu działań? W żadnym wypadku! Wskazaliśmy natomiast, na co powinni zwrócić uwagę. Od tej pory celem eventów stało się stworzenie jak największej ilości contentu: wywiadów, wideo itp. Zebrane materiały są wykorzystywane w social mediach, na blogu, a nawet na szkoleniach.
‍

‍
‍
‍8. Wsparcie handlowców
‍
‍‍Sprzedaż to jeden z głównych firmowych celów, dlatego mocno zastanawialiśmy się, jak ją zwiększyć. Warto to zrobić u podstaw, a więc zaczynając od handlowców. Dołączyliśmy każdego z nich do wspomnianego wcześniej Loomly i zachęciliśmy do komunikowania się z klientami.

Wymienione wyżej zadania to tylko niektóre z naszej długiej listy usprawnień. Pamiętajmy, że wprowadzenie konkretnych działań to jedno. Najważniejsza jest jednak ich regularna realizacja. Dlatego też pojawiamy się u naszego klienta raz w tygodniu i wspieramy go w dążeniu do założonego celu. Rozmawiamy, rozwiązujemy pojawiające się problemy i rozwiewamy wszelkie wątpliwości. A efekty naszych działań są widoczne gołym okiem.


Co możemy dla Ciebie zrobić?
‍
‍‍Jeśli szukasz solidnej ekipy remontowej, która nie ucieknie przy pierwszej cieknącej rurze – dobrze trafiłeś.

‍

Przeprowadzimy gruntowną renowację Twojej firmy, przemalujemy wszystkie nieprawidłowe procedury, załatamy dziury w strategii i stworzymy plan na kolejne miesiące, a nawet lata.
‍
‍‍Nie lubimy stać w miejscu. Jeśli Tobie również zależy na rozwoju firmy, z pewnością znajdziemy wspólny język. Po co zwlekać? :)
‍